(English below)

INFORMACJA ADMINISTRATORA DANYCH OSOBOWYCH

[Administrator]

Administratorem Danych Osobowych jest CodiLime Sp. z o.o z siedzibą w Warszawie 00-132, ul. Grzybowska 5A, zwana dalej ADO.

Kontakt z ADO jest możliwy za pośrednictwem adresu e-mail: gdpr@codilime.com bądź pod numerem telefonu: +48 22 389 51 00

[Podstawa prawna]

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane dalej RODO.

[Dane szczególnych kategorii]

Prosimy o nieprzekazywanie danych szczególnych kategorii (np. dotyczących zdrowia, poglądów, przekonań).

Jeśli takie dane zostaną przekazane, będą przetwarzane wyłącznie w zakresie dopuszczonym przepisami prawa.

[Przetwarzanie danych]

ADO może przetwarzać Pani/Pana dane w celu:

• przeprowadzenia bieżącego procesu rekrutacyjnego – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych w tym celu,

• przeprowadzenia przyszłych procesów rekrutacyjnych – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych w tym celu.

• sprawdzenia, czy Pani/Pana dane znajdują się na listach sankcyjnych prowadzonych na podstawie przepisów o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego – podstawą prawną przetwarzania jest wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na ADO (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego)

Podanie danych osobowych w celach rekrutacyjnych jest dobrowolne, ale niezbędne do ich realizacji.

W procesie rekrutacyjnym może być wykorzystywany system sztucznej inteligencji (AI), który wspiera wstępną analizę aplikacji kandydatów oraz dopasowanie ich profilu zawodowego do wymagań stanowiska.

Proces ten może obejmować elementy zautomatyzowanej analizy danych (profilowania), polegającej na porównaniu informacji zawartych w aplikacji z wymaganiami stanowiska (tj. doświadczenie, umiejętności, kwalifikacje).

Analiza ta może wpływać na rekomendację przejścia do kolejnego etapu rekrutacji, jednak ostateczna decyzja jest zawsze podejmowana przez człowieka.

Dane nie są wykorzystywane do trenowania modeli sztucznej inteligencji

[Okres przechowywania danych]

Dane osobowe przetwarzane na podstawie dobrowolnie otrzymanej zgody na udział w przyszłych rekrutacjach, będą przetwarzane przez okres 5 lat lub do wcześniejszego wycofania zgody.

Dane osobowe przetwarzane w związku z bieżącym procesem rekrutacyjnym, w przypadku braku zgody na udział w przyszłych rekrutacjach, zostaną usunięte po jego zakończeniu, chyba że zaistnieje inna podstawa prawna do ich dalszego przetwarzania, w szczególności w związku z zatrudnieniem lub nawiązaniem współpracy.

Informacja o przeprowadzeniu weryfikacji na listach sankcyjnych i jej wyniku będzie przechowywana wraz z pozostałymi danymi dotyczącymi danego procesu rekrutacyjnego, przez okres wskazany powyżej. Dodatkowe dane pozyskane wyłącznie w celu potwierdzenia lub wykluczenia zgodności z osobą znajdującą się na liście sankcyjnej, takie jak data urodzenia, zostaną usunięte po zakończeniu weryfikacji, jeżeli nie istnieje inna podstawa prawna do ich dalszego przetwarzania.

[Przekazywanie danych]

Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom i organom upoważnionym do przetwarzania tych danych na podstawie przepisów prawa.

Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie ADO, m.in. dostawcom usług IT, biurom pośrednictwa pracy, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z ADO i wyłącznie zgodnie z poleceniami ADO.

Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane stronom, działającym jako podmiot przetwarzający dane osobowe lub administrator danych osobowych, w państwach trzecich - tzn w państwach spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, z którymi współpracuje ADO. Dane osobowe mogą być przekazywane w zakresie niezbędnym do realizacji zadań ADO i projektów zamówionych przez klientów ADO lub do podmiotów, z którymi ADO współpracuje na podstawie umów. Państwa dane mogą być przekazane do państwa trzeciego, co do którego Komisja Europejska nie stwierdziła odpowiedniego stopnia ochrony, w związku z czym prawa przyznane na podstawie RODO mogą być niewykonalne wobec tego podmiotu w kraju trzecim. Zabezpieczenie ochrony tych praw oparte jest na zapisach w umowach i klauzulach między stronami, w szczególności na podstawie wydanych przez Komisję Europejską, Standardowych Klauzulach Umownych. Przetwarzanie Państwa danych w państwie trzecim odbywać się będzie przy użyciu zabezpieczonych narzędzi oraz szyfrowania. Kopie powyższych zabezpieczeń mogą być udostępnione przez ADO.

[Pani/Pana prawa]

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania.

Przysługuje Pani/Panu prawo do przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od ADO, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Może Pani/Pan przesłać te dane innemu administratorowi.

Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych.

W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest przesłanka prawnie uzasadnionego interesu administratorów, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych.

W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest zgoda, ma Pani/Pan prawo jej wycofania. Zgodę można odwołać w każdym czasie, wysyłając e-mail na adres gdpr@codilime.com albo pismo na adres: CodiLime Sp. z o.o., Warszawa, 00-132, ul. Grzybowska 5a. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Informujemy, że przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w Polsce.

W przypadku wątpliwości dotyczących wykorzystania systemów sztucznej inteligencji w procesie rekrutacji ma Pani/Pan prawo zwrócić się do ADO o wyjaśnienie roli tych systemów w ocenie Pani/Pana aplikacji.

[Ochrona powierzonych danych]

Oświadczamy, że chronimy powierzone dane osobowe, wykorzystując do tego niezbędne środki techniczne i organizacyjne, opisane w wewnętrznej Polityce Bezpieczeństwa Przetwarzania Danych Osobowych oraz na podstawie obowiązującego prawa w zakresie przetwarzania danych osobowych.

[Oświadczenie i zgoda w formie elektronicznej]

Oświadczam, że zapoznałem się z Informacją Administratora Danych Osobowych i wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych na zasadach i w celach przedstawionych w niniejszej Informacji.

PERSONAL DATA CONTROLLER INFORMATION NOTICE

[Controller]

The Personal Data Controller is CodiLime Sp. z o.o., with its registered office in Warsaw, 00-132, ul. Grzybowska 5A, hereinafter referred to as the "Controller".
The Controller can be contacted by e-mail at gdpr@codilime.com or by phone at +48 22 389 51 00.

[Legal basis]

Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation), hereinafter referred to as the "GDPR".

[Special categories of data]

Please do not provide special categories of personal data (e.g. data concerning health, opinions or beliefs).
If such data is provided, it will be processed only to the extent permitted by law.

[Data processing]

The Controller may process your personal data for the purpose of:

• conducting the current recruitment process – the legal basis for processing is your consent to the processing of personal data for this purpose;

• conducting future recruitment processes – the legal basis for processing is your consent to the processing of personal data for this purpose;

• checking whether your data appears on sanctions lists maintained under the regulations on special measures to counteract support for aggression against Ukraine and to protect national security – the legal basis for processing is compliance with a legal obligation to which the Controller is subject (Art. 6(1)(c) GDPR in conjunction with the Act of 13 April 2022 on special measures to counteract support for aggression against Ukraine and to protect national security).

Providing personal data for recruitment purposes is voluntary, but necessary for those purposes to be carried out.

An artificial intelligence (AI) system may be used in the recruitment process to support the initial analysis of candidates' applications and the matching of their professional profile to the requirements of the position.
This process may involve elements of automated data analysis (profiling), consisting of comparing the information contained in the application with the requirements of the position (i.e. experience, skills, qualifications).
This analysis may influence the recommendation to proceed to the next stage of recruitment; however, the final decision is always made by a human.

The data is not used to train artificial intelligence models.

[Data retention period]

Personal data processed on the basis of voluntarily given consent to participate in future recruitment processes will be processed for a period of 5 years or until consent is withdrawn earlier.
Personal data processed in connection with the current recruitment process, where no consent has been given to participate in future recruitment processes, will be deleted once that process is completed, unless another legal basis for further processing arises, in particular in connection with employment or the establishment of cooperation.
Information on the sanctions list screening having been carried out, and its result, will be stored together with the other data relating to the given recruitment process for the period indicated above. Additional data obtained solely to confirm or rule out a match with a person on a sanctions list, such as date of birth, will be deleted after the screening is completed, unless there is another legal basis for further processing.

[Data transfers]

Your personal data may be disclosed to entities and authorities authorised to process such data under applicable law.
Your personal data may be transferred to entities processing personal data on behalf of the Controller, including IT service providers and employment agencies; such entities process the data under an agreement with the Controller and solely in accordance with the Controller's instructions.

Your personal data may be transferred to parties acting as processors or controllers in third countries – i.e. countries outside the European Economic Area – with which the Controller cooperates. Personal data may be transferred to the extent necessary to perform the Controller's tasks and projects commissioned by the Controller's clients, or to entities with which the Controller cooperates under agreements. Your data may be transferred to a third country for which the European Commission has not issued an adequacy decision; consequently, the rights granted under the GDPR may not be enforceable against that entity in the third country. The protection of these rights is ensured by provisions in agreements and clauses between the parties, in particular the Standard Contractual Clauses adopted by the European Commission. Processing of your data in a third country will be carried out using secure tools and encryption. Copies of the above safeguards may be made available by the Controller.

[Your rights]

You have the right to access your personal data and to request its rectification, erasure or restriction of processing.
You have the right to data portability, i.e. to receive your personal data from the Controller in a structured, commonly used and machine-readable format. You may transmit this data to another controller.
You have the right to object to the processing of your personal data.
To the extent that the processing of your personal data is based on the legitimate interests of the controllers, you have the right to object to the processing of your personal data.
To the extent that the processing of your personal data is based on consent, you have the right to withdraw it. Consent may be withdrawn at any time by sending an e-mail to gdpr@codilime.com or a letter to: CodiLime Sp. z o.o., Warsaw, 00-132, ul. Grzybowska 5A. Withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing carried out on the basis of consent before its withdrawal.
You have the right to lodge a complaint with the supervisory authority responsible for personal data protection in Poland.
If you have any doubts regarding the use of artificial intelligence systems in the recruitment process, you have the right to ask the Controller for an explanation of the role of these systems in the assessment of your application.

[Protection of entrusted data]

We declare that we protect the personal data entrusted to us using the necessary technical and organisational measures described in our internal Personal Data Processing Security Policy and in accordance with applicable personal data protection law.

[Declaration and consent in electronic form]

I declare that I have read the Personal Data Controller Information Notice and I consent to the processing of my personal data on the terms and for the purposes set out in this Notice.